När arbetet med LAS behövde förändras
I en verksamhet med många chefer och visstidsanställda ställs höga krav på tydlighet och struktur. För Skövde kommun blev det uppenbart att arbetet kring LAS behövde förändras.
Tidigare låg mycket ansvar på HR och lön, samtidigt som arbetssättet var komplext och till viss del personberoende. Det gjorde det svårt att skapa överblick och säkerställa att rätt saker gjordes i rätt tid.
För att möta utmaningarna behövde de skapa ett mer hållbart arbetssätt, där fler i organisationen är involverade och där processerna stöttar arbetet i vardagen.
Så såg utmaningarna ut i arbetet med LAS
Skövde kommun har cirka 5 000 tillsvidareanställda och runt 1 400 visstidsanställda. Utöver det stöttar de även LAS-relaterade processer hos andra kommuner och bolag.
Tidigare präglades arbetet av ett komplext och till viss del personberoende arbetssätt. Mycket kunskap fanns hos enskilda personer och flera moment hanterades manuellt.
Det innebar bland annat:
- Otydliga roller mellan chef, HR och lön.
- Begränsad tillgång till systemstöd för chefer.
- Ineffektiv hantering av besked och företrädesrätt.
Sammantaget gjorde det svårt att få överblick i verksamheten.
Hur kan ordning skapas i arbetet med LAS?
När Skövde kommun uppgraderade sitt LAS-system valde de att ta ett samlat grepp om hela arbetet kring LAS.
De startade ett projekt för att få en bättre grund. Första steget var att identifiera nuläget. Vad händer i varje steg, vem gör vad och var uppstår problem?
Utifrån det tog de fram:
- Tydliga processkartor för hela LAS-flödet.
- En gemensam och konkret ansvarsfördelning mellan chef, HR-partner och lön.
- Förvaltningsteam med utsedda roller för att säkra arbetssättet över tid.
Systemstöd från Lasia kopplades tydligt till processerna. Funktioner som påminnelser, listor och månadsbrev blev ett aktivt stöd i vardagen, inte bara något som användes vid behov.
Det gjorde att arbetet blev mer enhetligt och lättare att följa. Förändringen har skett steg för steg under flera år, där processer och arbetssätt kontinuerligt har förbättrats utifrån verksamhetens behov.
Så blev arbetet med LAS enklare i praktiken
För att få mer ordning i arbetet med LAS, till exempel kring anställningstid, konvertering och företrädesrätt, arbetade Skövde kommun med flera konkreta insatser.
Hur involveras chefer i arbetet med LAS?
Chefer arbetar idag direkt i Lasias systemstöd och tar själva fram underlag inför beslut om anställningar, konvertering och företrädesrätt.
De har tillgång till aktuella listor, påminnelser och beslutsunderlag, vilket gör att de kan agera i tid och hantera frågor nära verksamheten. De kan också simulera en anställning, för att se vad utfallet skulle bli, innan beslut ska tas.
Det har minskat beroendet av HR och gjort att fler beslut kan fattas självständigt av varje chef.
Hur säkerställs rätt kunskap om LAS i organisationen?
En avgörande del var att göra kunskap tillgänglig för hela organisationen.
Skövde kommun införde:
- E-learningutbildningar för chefer kopplade till LAS och systemen.
- Workshops för chefer med fokus på LAS och arbetssätt.
- Tydliga guider och manualer.
- Intranätssidor med uppdaterad information för både chefer och medarbetare.
De arbetade också aktivt med att förenkla språket i besked och kommunikation, så att medarbetare förstår vad informationen innebär och vad de behöver göra.
Hur kan tydliga roller och ansvar skapas i LAS-arbetet?
I stället för att arbeta i punktinsatser skapade de ett löpande arbetssätt.
Det innebär bland annat:
- Automatiska månadsbrev och påminnelser till chefer.
- Veckovisa utskick av varselbrev.
- Regelbundna avstämningar inom lön och HR.
- Stickprov och internkontroller för att säkerställa kvalitet.
Det gör att arbetet hela tiden rör sig framåt och att inget faller mellan stolarna.
Hur säkerställs att dagliga arbetet med LAS fungerar på ett smidigt sätt?
I stället för att arbeta i punktinsatser skapade Skövde kommun ett löpande arbetssätt.
Det innebär bland annat:
- Automatiska månadsbrev och påminnelser till chefer.
- Veckovisa utskick av varselbrev.
- Regelbundna avstämningar inom lön och HR.
- Stickprov och internkontroller för att säkerställa kvalitet.
Det gör att arbetet hela tiden rör sig framåt och att inget faller mellan stolarna.
Hur ges medarbetare insyn i sin anställningstid och LAS-status?
Medarbetare kan själva ta del av sin LAS-tid och följa sin anställning i Lasias systemstöd.
Det har minskat antalet frågor till HR och chefer, samtidigt som transparensen i organisationen ökat.
När LAS fungerar för HR, lön, chefer och medarbetare
När struktur, kunskap och systemstöd hänger ihop blir effekterna tydliga.
Chefer har idag bättre koll på sina medarbetares anställningstid och kan agera i tid. Det gör att beslut kring förlängning, konvertering och företrädesrätt inte behöver tas i sista stund.
För HR och lön har arbetet förändrats. Mindre tid går till att svara på frågor och hantera manuella ärenden och mer tid kan läggas på stöd, kvalitetssäkring och utveckling.
Samtidigt har transparensen ökat. Medarbetare kan själva ta del av sin LAS-tid, vilket minskar osäkerhet och bidrar till en större förståelse för hur reglerna fungerar i praktiken.
Sammantaget har det skapat bättre förutsättningar för planering, färre fel i processen och mer välgrundade beslut i hela organisationen.
Tips för ett mer strukturerat arbete med LAS
Skövde kommuns arbete visar att det går att skapa struktur i arbetet med LAS, även i en stor och komplex organisation.
Det handlar inte bara om att ha rätt system på plats, utan om att skapa ett arbetssätt som fungerar i vardagen.
Några viktiga delar i deras arbete:
- Tydliga roller och ansvar mellan HR, lön och chefer.
- Tillgänglig kunskap som gör det enkelt att göra rätt.
- Ett systemstöd som används aktivt i det dagliga arbetet.
- Processer med löpande uppföljning och ständig förbättring.
- Involvering av chefer från verksamheten.
När de delarna hänger ihop blir LAS inte längre något som hanteras i efterhand, utan en naturlig del av verksamheten.
Vill du också få bättre struktur i ditt arbete med LAS?
Vi på Lasia har hjälpt arbetsgivare att hantera lagen om anställningsskydd sedan 1987.
Vårt uppdrag är att göra det enklare att följa lagen, skapa struktur och ge rätt förutsättningar för att fatta välgrundade beslut i vardagen.
Vi erbjuder smarta systemstöd som gör det enkelt att hantera allt från anställningsformer och LAS-dagar till turordning och företrädesrätt. Vi har också stöd för kompetensuppföljning och olika typer av integrationer.
Varmt välkommen att läsa mer eller boka en systemvisning med någon av våra LAS-experter.
Läs mer